אחסון עצמי הוא הבחירה הנכונה עבור מחוץ לאתר ארכיון מחסן?

אם אתה כרגע לאחסון, או לחשוב על אחסון של מסמכים קריטיים שלך מחסן בתוך עצמי הצליח החנות - אתה אולי רוצה לקרוא את זה ...

כ -25% מכלל המשתמשים עצמי חנות הם עסקים מסחריים. רוב אלה עסקים utilise לכאורה גמישה, מאובטחת ובמחיר סביר מחסנים במידה רבה כדרך לפנות שטח משרדים בתוך מקום העבודה שלהם. ומהו הפריט אחסון של בחירה עבור עסקים אלה? קבצים המאובקת שלהם הזקן שהיו לאי סדר משרדי; בארונות; על המדפים; בתיבות עבור מה שנראה כמו נצח. קבצים אלה הם כאב, אי נוחות, כעור. חקיקה כונני את משך הזמן אנו לשמור רשומות וזה יכול למעלה מ 7 שנים כדי מפחיד 100 שנים או ללא הגבלת זמן.

ובכן זה נכון - הכוח המניע העיקרי לשמירת הרשומות העסקיות אכן למען הסר ליטיגציה; התאימות לתקנות וגם סתם בשביל עסקיים קול. מספר רב של עסקים אף כי לבחור רשומות עצמי לנהל את העסק שלהם עושים זאת עבור שמירת כספי נתפס וגם תחושה של בעלות וניהול של רשומות אלה.

אבל מאפשר להסתכל איך שירות ניהול רשומות מקצועי יכול בהרבה עצמית פתרון מנוהל על כך בכמה רמות. נתחיל להסתכל כמה השוואות פיננסיים פשוטים.

עלויות אחסון

ללא ספק מרגש רישומי פתרון ב-הבית עצמית מנוהלת חנות מחוץ לאתר תספק מספר חיסכון לעסק. ניכרת ביותר על ידי העברת רשומות מחוץ לאתר עסק לא לקשור שטחי משרדים יקרים (לפעמים עד sqft 100 ליש"ט) עם מת או זז לאט מסמכים. להעביר קבצים אלה עצמית הצליחו לאחסן אתה יכול להבין כמה מסיבי, חיסכון מיידי. עם זאת תסתכל כמה זה הצליח עצמי בחדר למעשה יש רשומות בו. כמה זה מהאוויר? כמה שטח המעבר? כמה היא נלקחה עם עצבים? כיצד תיבות רבים של קבצים אתה יכול לאחסן בתבונה בחדר ההוא שאתה משלם? אל תסתכל על העלות למטר מרובע לעבוד אותו בחזרה בעלות בקרטון.

עם מעל מקצועי רשומות פתרון מושלם אתר אתה פשוט לשלם עבור דבר מה בחנות - יותר, לא פחות. מאפשר להסתכל מה חיסכון נוסף ניתן הבין כאשר העסק שלך בוחר פתרון מקצועי על עצמי הצליח פתרון. בוא ניקח 100 עצמי בחדר sqft חנות כול - זה יכול להחזיק מעמד בתבונה עצבים כ 250 רגילה (1.1 cuft) תיבות ארכיון מלא מסמכים. חדר כזה יכול לעלות איפשהו באזור של 30-60 פאונד לשבוע בהתאם לסוג החדר. אז זה מאפשר מחיר באמצע. בשעה 45.00 £ לשבוע הקופסאות האלה יעלה לך ממוצע של 9.36 £ בקרטון, בשנה. ואל תשכח את העלויות הוסיף של עצמי הביטוח אחסון נדרש לעתים קרובות מחיר על גבי זה. בהתאם כרכים, עם פתרון מקצועי את האתר יותר, יש לך לעתים קרובות את העלות זולה בקרטון אתה משלם. בדרך כלל עבור 250 תיבות ארכיון רגילה אתה יכול לצפות להיות מצוטט איפשהו באזור של £ 0.20 - £ 0.50 תיבת לחודש. אז שוב לוקח את אמצע כאן (£ 0.35 בקרטון לחודש) אשר משווים את העלות של רק 4.20 £ בקרטון בשנה לחנות. בסוף אפילו גבוה יותר (£ 0.50) זה עובד רק ב 6.00 £ בקרטון בשנה. לגיטימי ואז אתה יכול לממש חיסכון אחסון נוספת של עד 50% או יותר בהשוואה עצמית הצליח פתרון.

תארו לעצמכם מה החיסכון יהיה לקפוץ ישר פתרון ב-הבית אל מעל מקצועי האתר מנוהל פתרון.

עלות של גישה

מנסה במקום עלות על פעילות פנימי הוא תמיד יהיה קשה אבל בהחלט כדאי לנסות לזהות את העלות על העסק. עצמי הצליחו לאחסן - את הפעולות עבור הצבת הרשומות לאחסן גם לאחזר פריטים מהחנות כמו קבצים וכאשר יש צורך תבוצע על ידי הצוות שלך. לא רק את הזמן ואת העבודה כי הצוות בילו ביקור במתקן עצמי בחנות אתה צריך גם לקחת בחשבון את עלות ההזדמנות לאיבוד של memember של הצוות לא התחייבות חובות הליבה שלהם. בכל פעם שהם מתבקשים לאחזר קובץ או כמה תקליטים מקום נוסף לאחסון לך יהיה לקחת אותם הרחק "יום העבודה שלהם". ההנחה היא כי רבים העלות האמיתית לעסק של הגשת מסמך יחיד הוא ככל £ 15 כאשר מטופלים על ידי צוות פנימי משלך. עכשיו לחשוב על כל אותם פעמים העסק שלך לא יכול לאתר קובץ במקומה. זכור זה סביר כי אם אתה מפעיל את עצמי הצליח ארכיון שתהיה לך כל סוג של פתרון טכנולוגי במקום כדי לעקוב אחר כל הרשומות הניח בחנות. בדרך כלל ביותר שאתה יכול לקוות לו יהיה בכתב יד או אולי הרישום גיליון אלקטרוני. זה מאוד מעלה את הסיכון רשומות להיות במקומה. חסרונה של מערכת מעקב חזקה שובל הביקורת אומר שאתה יכול להניח עלות של כ 90 £ לכל שיא - שוב עשה את העבודה בזמן עלויות. הוסף על גבי עלות זו שוב הזדמנות ואחסון קבצים עצמי הצליח הסביבה יכול להיות יקר למדי - אם אתה מסתכל על העלות האמיתית של עושה כך.

העברת לשירות רשומות מחוץ לאתר ניהול מקצועי לא רק מבטיחה את המחיר שתשלם עבור כל סוג של גישה, אלא על ידי העסקת שירות מקצועי העסק שלך, הרשומות העסקיות שלך ייהנו מסיבית על ידי שיוצבו בתוך בסביבה בה הוא מועסק הטכנולוגיה בכל הזדמנות. תוכנת מעקב ברקוד יציבה היא תנאי הכרחי עבור כל עסק ניהול רשומות מקצועי התעסוקה של תוכנה כזו עושה את הכל אבל טיפש הוכחה כשמדובר מעקב קבצים מ-A ל-B. עם שבילים ביקורת אוטומטיים; ציוד מעקב אלחוטית ברקוד; אפשרויות מלאי מסיבי הרשומות שלך בידיים טובות מאוד.